Menjadi seorang yang membuat notulen rapat adalah tugas yang cukup krusial. Pasalnya, peran tersebut menjadi tonggak dari orang yang mengumpulkan rangkuman informasi secara keseluruhan dari banyak pembahasan.
Notulen rapat yang benar tidak hanya berisi informasi apa saja yang disampaikan ketika meeting. Namun, ada format penulisan tertentu yang perlu dipatuhi.
Nah, berikut adalah cara membuat notulen rapat yang benar lengkap dengan contoh formatnya yang bisa diikuti.
Apa itu notulen rapat?
Notulen rapat, juga disebut catatan rapat, adalah catatan tertulis dari segala sesuatu yang terjadi selama rapat. Agenda rapat tidak sama dengan agenda meeting yang disiapkan terlebih dahulu. Isi dari notulen ini haruslah disesuaikan dengan kejadian dan pembahasan yang real, sesuai atau tidak sesuai dengan agenda rapat yang telah disusun.
Notulen bukan catatan menit demi menit dan malah fokus pada hasil rapat. Adapun informasi dalam notulen biasanya menangkap informasi seperti:
- Nama peserta
- Tanggal dan waktu rapat
- Item agenda tercakup
- Keputusan dibuat oleh peserta
- Tindak lanjut dan langkah selanjutnya
Bagaimana cara membuat notulen rapat yang efektif?
Siapkan agenda rapat terlebih dahulu
Sering terabaikan, agenda rapat adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan Anda tetap fokus dan mencegah rapat yang tidak produktif. Agenda ini mengatur kecepatan rapat dan bertindak sebagai alat manajemen waktu. Ini juga akan berfungsi sebagai garis besar saat Anda menulis notulen.
Rekam kehadiran
Sertakan daftar peserta, baik yang hadir maupun yang tidak hadir dan bagikan notulen dengan mereka setelah rapat. Anda juga bisa mengirimi mereka pemberitahuan dalam aplikasi dan berbagi dokumen dengan mereka.
Ikuti struktur yang jelas
Dengan menggunakan agenda rapat sebagai garis besar, pisahkan catatan Anda ke dalam kategori yang jelas. Misalnya, item diskusi, keputusan yang dibuat dan tugas serta langkah selanjutnya. Buat template notula rapat dan ikuti secara konsisten.
Minta peserta untuk mengulas
Pastikan risalah Anda lengkap dan akurat dengan meminta peserta lain untuk mengulasnya. Jika menggunakan aplikasi tertentu, peserta dapat dengan mudah memberikan masukan mereka dengan meninggalkan komentar.
Bagikan dengan semua pemangku kepentingan terkait
Setelah pertemuan, bagikan menit dengan siapa saja yang mungkin menganggapnya relevan (bahkan jika mereka tidak berpartisipasi). Pastikan bahwa setiap orang yang telah diberi tugas mengetahui langkah selanjutnya dan tenggat waktu yang mereka perlukan untuk menyelesaikannya.
Format notulen yang benar
Notulen yang baik dan benar umumnya akan berisi poin-poin sebagai berikut:
- Judul rapat
- Tempat dan waktu dilaksanakannya rapat
- Tujuan diadakan rapat
- Pembahasan dan hasil keputusan rapat
Contoh format notulen
Tanggal:
Waktu:
Tujuan Pembahasan:
Anggota yang Hadir:
Pembahasan:
Hasil Keputusan:
Notulis:
Selain cara membuat notulen rapat, masih banyak artikel tips karir yang bermanfaat dari NU Career. Jangan lupa registrasi ke NU Career untuk menemukan pekerjaan impianmu.